[Chia Sẻ] 5 cách tăng hiệu quả công việc khi sử dụng Google Apps

1 Không sợ khi Sếp hỏi tới số liệu Google cung cấp hàng loạt ứng dụng như GMail, Calendar, Google Docs và Google Drive có sẵn t...

1 Không sợ khi Sếp hỏi tới số liệu

Google cung cấp hàng loạt ứng dụng như GMail, Calendar, Google Docs và Google Drive có sẵn trên các thiết bị di động (bạn chỉ cài đặt từ App Store hay Google Play). Bạn chỉ cần đăng nhập vào là có thể truy cập dữ liệu ngay tức thời giống như đang làm việc trên máy tính truyền thống. Với bất cứ câu hỏi nào liên quan đến tình hình, thông tin, dữ liệu hiện tại, chỉ mất 2-3 phút mở ứng dụng tương ứng, search file và mở file là bạn đã có thể trả lời câu hỏi của Sếp rồi. Tất nhiên… thiết bị của bạn phải có kết nối Internet

2 Họp mọi lúc, mọi nơi...

Họp từ sáng đến tối, lên lịch họp cho cả nhóm, chọn phòng họp, … sẽ không còn là ác mộng nữa khi có sự trợ giúp của Hangouts. Cài Hangouts lên điện thoại đi động, Sếp và cả nhóm có thể họp online tức thì bất cứ lúc nào cần thiết, cho dù là bạn ở bất cứ nơi nào, ngay cả đang trong ….. toilet

3 Cùng nhau làm báo cáo

Các tài liệu, báo cáo cần phải ngồi lại cùng nhau tổng hợp sẽ không là nỗi lo của cả team nữa vì Google Docs cho phép nhiều người cùng chia sẻ và làm việc tức thời trên một file. Không phải kéo nhau xuống canteen hay vào phòng họp, cứ kéo nguyên team vào làm chung 1 file Google Docs hay Google Sheets, có gì không hiểu chat hỏi luôn, đảm bảo nhanh hơn nhiều. Mà lại còn không lo giữa chừng máy tính hay phần mềm lăn đùng ra chết, mất file nữa chứ.

4 Không phải lo attach file to nữa nhé

“Gửi file cho anh ngay nhé”, giờ ăn trưa rồi mà Sếp còn bảo gửi file 15MB thế này thì đợi lâu lắm :(. Tuy nhiên bạn đừng lo, chỉ cần sử dụng chức năng "Share file" một cái là sếp có ngay dữ liệu. Sếp tha hồ sửa hay comment gì, xong là bạn có ngay mà không cần đợi Sếp attach gửi email lại. Nhóm có thay đổi nhân sự, bạn cập nhật lại chia sẻ cho ai 1 cái là xong, không sợ thông tin bị tiết lộ mà làm việc vẫn tiện lợi. Ai đọc, ai sửa đều có ghi lại lịch sử hết, không phải lo bật "Track changes" như trên MS Office. Cần thì bạn chia sẻ nguyên thư mục cho Sếp đọc hoặc chỉnh sửa. Khi Sếp xem xong thì báo bạn cắt chia sẻ tương ứng cho an toàn nhé :)

5 Email spam nhiều quá, không biết nhân viên có bị mất tập trung không?

Không phải lo vấn đề này nữa vì Google Mail đã phân loại Category quá chuẩn rồi. Cái mail nào từ Facebook, Youtube hay từ nguồn chuyên spam là dẹp qua Category khác. Nhân viên cứ tập trung giải quyết hết các email trong Primary cho sếp rồi hãy mò vào các Category kia nhé. Lớ rớ là sếp phạt liền.Mà đặt label “BOSS” màu đỏ các email của sếp để lo phải xử lý ngay nhé, Các email khác, cứ đê màu nhạt thôi.